Cómo funciona Gestia

Gestia reúne en un solo lugar lo que un negocio de servicio necesita para operar: la agenda, la ficha de tus clientes, los cobros, los recordatorios automáticos y las herramientas propias de tu giro. No es un software distinto por sector: es el mismo sistema que cambia de vocabulario y de módulos según a qué te dediques.

Si tienes una veterinaria, hablarás de pacientes y expedientes. Si tienes un salón, de clientes y servicios. Si tienes un estudio de Pilates, de alumnos, clases y créditos. La agenda, la facturación y los usuarios funcionan igual en los tres.

1. 1Entra a gestia.com.mx y pulsa "Comenzar".
2. 2Escribe el nombre de tu negocio, tu correo y una contraseña.
3. 3Elige tu giro. Esto define el vocabulario y los módulos que verás.
4. 4Elige plan (Esencial o Pro) y completa el pago.
5. 5Al confirmarse el pago, tu cuenta queda lista y entras a tu panel.

Tu negocio vive en su propia dirección: nombredetunegocio.gestia.com.mx. Esa es la que usan tú y tu equipo para entrar, y la que verán tus clientes en los enlaces de reserva.

El límite de usuarios cuenta a todo el mundo que entra al sistema, incluidos los administradores. En el plan Pro no hay tope.

Agendas: con Pro llevas dos consultorios, salas o sucursales en la misma cuenta, cada uno con su agenda. Si necesitas más, cada agenda adicional cuesta $99 MXN al mes ($1,188 al año si tu plan es anual) y se cobra junto con tu plan. Los detalles están en Agenda → Varias agendas.

Puedes cambiar de plan cuando quieras desde Configuración → Suscripción. El cambio se aplica de inmediato.

Es la primera pantalla al entrar. Está pensada para responder de un vistazo "¿cómo va el día?" sin abrir nada más.

• Ingresos de hoy y de la semana (las ventas canceladas no cuentan).
• Citas del día, con su estado.
• Citas agendadas de la semana y del mes.
• El cierre del día para cuadrar la caja (ver "Cierre del día").
• Próximas vacunas por vencer (solo veterinaria).
• Clientes que llevan más de 6 meses sin venir, para reactivarlos (plan Pro).

Las tarjetas cambian según tu giro y tu rol: un estudio de fitness ve las clases de hoy en vez de las próximas vacunas, y recepción no ve ingresos del mes ni métricas del negocio.

En el Dashboard, el administrador y recepción tienen la tarjeta "Cierre del día". Es todo lo que necesitas para hacer el corte: cuánto se cobró, cómo, y si quedó algo sin cobrar.

• Total cobrado del día y su desglose: efectivo, tarjeta y transferencia, con cuántos pagos hubo en cada uno.
• Lo cobrado en línea con Stripe sale aparte como "En línea (Stripe)": no pasa por tu caja ni por tu terminal, pero sí suma al total.
• Las propinas van aparte, también por método.
• Efectivo en caja: ventas en efectivo más propinas en efectivo. Es lo que debe haber en el cajón.
• Las citas del día (atendidas, canceladas o no vino, pendientes) y un aviso con las citas atendidas que no tienen cobro, para que nada se quede sin cobrar.
• La lista de cobros del día: hora, cliente, método y monto. Cada uno abre su venta.

1. 1Al final del día abre el Dashboard.
2. 2Cuenta el efectivo del cajón y compáralo con "Efectivo en caja".
3. 3Compara "Tarjeta" con el corte de tu terminal.
4. 4Revisa el aviso de citas atendidas sin cobrar y cóbralas desde Facturación: ahí salen las mismas, listas para "Cobrar".
5. 5Si quieres guardarlo en papel, pulsa "Imprimir corte".

• Con las flechas ves días anteriores (por si el corte se hace al día siguiente).
• Se cuenta por el día del pago: si una venta se paga en partes, cada pago cae en su día.
• Las ventas canceladas no cuentan.
• En un estudio de fitness, en lugar de citas se ven las clases de la parrilla: clases, reservas, asistieron, no vinieron y canceladas.

La agenda es tu calendario de citas. Puedes crear una cita pulsando en un hueco, y verla por día, semana o mes. Con "General" ves a todo el equipo en una columna, con "Por staff" a una sola persona y con "Equipo" una columna por especialista, lado a lado, para ver los huecos de todas a la vez (toca un hueco en la columna de alguien y la cita se crea con esa persona). En "Equipo" puedes elegir a quiénes mostrar. Cada especialista tiene un color: la franja delgada a la derecha de la cita dice quién la hace (el color de fondo sigue siendo el del estado). El color se cambia en Configuración → Usuarios.

• Cada cita va ligada a un cliente (o a una mascota, si tu giro las maneja) y a un servicio. Al elegir el servicio se pone su duración.
• Los estados de una cita son: Programada, Confirmada, En espera, Atendiendo, Completada, Cancelada y No asistió. "Marcar completada" funciona desde cualquier estado activo.
• El sistema impide que dos citas se encimen con la misma persona, y respeta los bloqueos y las comidas del equipo (ver "Horarios del negocio").

Varios servicios en una cita. Si una clienta viene a gel y pedicure, o a corte y tinte, todo va en la misma cita.

1. 1Crea la cita con el primer servicio y quién lo hace.
2. 2Pulsa "Agregar otro servicio".
3. 3En cada servicio elige quién lo hace (cuenta para su comisión) y cuánto dura (puedes cambiarla a mano).
4. 4Elige si va "Después del anterior" (los tiempos se suman) o "Al mismo tiempo": con dos personas a la vez, o con la misma persona cuando hace los dos servicios en el mismo rato (por ejemplo, el diseño de ceja mientras actúa el laminado).
5. 5Gestia te muestra a qué hora termina la visita. Guarda.

• Cada servicio aparece con quien lo hace, y al abrirlo se ve toda la visita: quién hace qué y a qué hora.
• ¿Ya estaba agendada? Abre la cita, pulsa "Reagendar o modificar" y usa "Agregar otro servicio": el servicio nuevo queda en la misma visita (después de la cita o al mismo tiempo). Si quien lo hace ya tiene otra clienta a esa hora, te avisa.
• Para cambiar un servicio de "al mismo tiempo" a "después" (o al revés): en "Reagendar o modificar" elige "Solo este servicio" y pulsa "Después de…" o "Al mismo tiempo que…". La hora se llena sola; guarda.
• El cliente recibe un solo aviso y un solo recordatorio con todos sus servicios. Si confirma o cancela desde el link, aplica a toda la visita.
• En Facturación, "Agregar visita" trae todos los servicios con su persona, para las comisiones.
• "Cancelar toda la visita" cancela todos los servicios de una vez.

Reagendar o modificar. Abre la cita y pulsa "Reagendar o modificar" para cambiar el día, la hora, la duración, quién atiende o el servicio, sin borrarla. Si es parte de una visita, eliges mover solo ese servicio o toda la visita. Si algo choca, no se mueve nada y te avisa. El recordatorio se vuelve a enviar con la nueva hora y el calendario de tu celular se actualiza solo.

Comisión estimada (Plan Pro, salón, uñas y barbería). Debajo del "Panel de cita", el administrador ve cuánta comisión se llevaría cada persona con las citas del día o la semana que estén viendo. Sirve para repartir las citas parejo. Ver "Comisiones y propinas".

Varias agendas (Plan Pro). ¿Dos dentistas en dos consultorios? ¿Un salón con dos sucursales? ¿Consultorio y quirófano? Con Pro tienes 2 agendas incluidas: una para cada consultorio, sala o sucursal, en la misma cuenta y con el mismo equipo. Cada agenda muestra solo sus citas, y Gestia cuida que una misma persona nunca tenga dos citas a la misma hora, aunque estén en agendas distintas.

1. 1En Agenda, el administrador pulsa "Agregar agenda" (arriba del calendario).
2. 2Escribe el nombre, por ejemplo "Consultorio 2", y pulsa Agregar. Con el lápiz puedes renombrar la principal, por ejemplo a "Consultorio 1".
3. 3Arriba aparecen las pestañas: pulsa una para ver solo sus citas.
4. 4Al crear una cita, va a la agenda que tienes abierta (en el formulario puedes elegir otra).
5. 5Para pasar una cita de agenda, ábrela y cambia el selector "Agenda".

• Cualquier persona del equipo puede atender en cualquier agenda.
• Dentro de una misma agenda sí pueden coincidir citas a la misma hora si son de personas distintas.
• El link de reservas en línea agenda siempre en la principal.
• Para borrar una agenda, primero mueve sus citas próximas; las pasadas quedan en la principal.
• El historial, el dashboard, los reportes y la sincronización con tu celular muestran las citas de todas las agendas.
• Si dejas el Plan Pro, la agenda vuelve a ser una sola con todas las citas; no se pierde nada. Las agendas adicionales dejan de cobrarse.

Agregar una agenda adicional (la tercera en adelante). Cuando ya usas tus 2 agendas, al pulsar "Agregar" Gestia te avisa que tiene un costo de $99 MXN al mes y te pide confirmar. Al confirmar se cobra solo la parte que falta del mes (por ejemplo, ~$50 si faltan 15 días) y desde tu siguiente cobro va junto con tu plan, en la misma factura. La agenda se crea solo si el cobro pasa: si tu tarjeta falla, no se crea nada y te dice por qué.

• En el modal "Agendas" ves cuántas llevas: "2 de 2 agendas", y el desglose de incluidas y adicionales.
• En tu periodo de prueba puedes agregarla sin costo: se cobra hasta que termina la prueba, junto con tu plan.
• Para dejar de pagarla, borra la agenda: desde tu siguiente cobro ya no se paga, y lo que no usaste del mes queda como saldo a favor.
• Si tu pago está pendiente o tu cuenta está suspendida, primero actualiza tu tarjeta en Configuración → Suscripción.
• Ves las agendas adicionales en tu factura y en el portal de pagos, como "Agenda adicional".

Según tu giro verás "Clientes" o "Pacientes". En los giros con mascotas hay dos niveles: el dueño (con sus datos de contacto) y sus mascotas. En los demás, la persona es el cliente directo.

1. 1Entra a Clientes (o Pacientes) en el menú.
2. 2Pulsa "Nuevo".
3. 3Llena nombre y al menos un dato de contacto: WhatsApp, teléfono o correo.
4. 4Guarda. Ya puedes agendarle citas y facturarle.

El WhatsApp se escribe con los 10 dígitos, sin el 52. La ficha guarda también fecha de nacimiento, dirección y notas.

• La lista se página de 25 en 25 y tiene buscador.
• No se puede borrar un cliente que ya tiene citas o facturas: su historial se perdería. Puedes desactivarlo.
• Dentro de la ficha ves su historial y el módulo de tu giro (expediente, fichas de color, créditos de clases, etc.).

¿Ya tienes tus clientes en otro sistema o en una hoja de cálculo? Súbelos todos de una vez con el botón "Importar" (solo administradores, en ambos planes):

1. 1En Clientes (o Pacientes), pulsa "Importar".
2. 2Descarga la plantilla en Excel o CSV. Sus columnas ya vienen armadas para tu giro; en veterinaria y estética de mascotas incluye los datos de la mascota.
3. 3Llena una fila por cliente. Solo el nombre es obligatorio; el WhatsApp, si lo pones, debe tener 10 dígitos para poder mandarle recordatorios. Si un dueño tiene varias mascotas, usa una fila por mascota repitiendo sus datos: se registra una sola vez.
4. 4Sube el archivo. Antes de guardar verás cuántos se van a importar y qué filas tienen algún problema, con su número de fila.
5. 5Confirma. Se importan las filas correctas y las demás se omiten.

Los servicios son lo que ofreces. Cada uno tiene nombre, categoría y precio, y es lo que eliges al crear una cita o una factura.

1. 1Ve a Configuración → Servicios.
2. 2Pulsa "Nuevo servicio".
3. 3Escribe el nombre, elige categoría y pon el precio.
4. 4Guarda. Ya aparece al crear citas y facturas.

Las categorías disponibles dependen de tu giro: una veterinaria tiene Consulta, Vacuna y Cirugía; un salón tiene Corte, Tinte y Manicura. En algunos giros el servicio lleva además una duración típica, para que la agenda calcule sola cuánto ocupa.

Si tienes muchos servicios, en Configuración → Servicios pulsa "Importar", descarga la plantilla (nombre, precio, descripción y, si tu giro la usa, duración), llénala y súbela. La duración se puede escribir como "45", "30 min" o "1:30 hrs"; al elegir ese servicio en la agenda, la cita toma esa duración. Los servicios con un nombre que ya existe se omiten.

Aquí registras lo que cobras. Una factura puede empezar como cotización y convertirse en venta cuando el cliente acepta.

Citas sin cobrar. Arriba del Historial de cobros hay una lista con las citas ya atendidas que todavía no se cobran, de hoy y de los últimos 30 días ("hace 3 días" sale en ámbar). Va una fila por cliente: "Cobrar" pasa sus citas al formulario de la izquierda con el cliente, el concepto, el precio y quién atendió. Si el cliente tiene varias, tócalo para desplegarlas y desmarca las que no quieras cobrar todavía. Al guardar la venta desaparecen de la lista. Puedes plegarla con el botón "–". Usa el mismo criterio que el "Cierre del día", así que los dos números cuadran.

1. 1En Facturación, en "Nueva cotización", elige el cliente (escribe parte de su nombre para encontrarlo).
2. 2Si el cliente tiene premios de lealtad sin canjear, aparece un aviso con un botón "Aplicar".
3. 3Añade lo que le vendes: servicios, productos del inventario o paquetes (también con buscador). En salón, uñas y barbería, cada concepto dice quién lo atendió o, si es un producto, quién lo vendió.
4. 4Si el cliente tenía citas por cobrar, "Agregar" o "Agregar visita" las trae con su servicio y su persona (en todos los giros).
5. 5Elige si es cotización (queda pendiente) o venta cobrada al momento, y el método de pago.
6. 6Si dejó propina, márcala en "¿Dejó propina?": monto o porcentaje, con qué la dejó y para quién es.
7. 7Guarda. Se genera el recibo y se le envía al cliente.

Descuentos. Cada concepto tiene "¿Descuento?": eliges % o $, la cantidad y el motivo, y Gestia calcula el precio final. En los negocios con tarjeta de lealtad, el motivo puede ser "Tarjeta de lealtad": eliges el premio listo del cliente (por ejemplo "5% en depilaciones"), se pone el porcentaje solo y el premio se marca como canjeado al guardar la venta pagada. Si ya lo canjeaste en Lealtad, elige "Ya lo canjeé" para solo aplicar el descuento. Si cancelas la venta, el premio se le regresa. Las comisiones se calculan sobre el precio con descuento.

Ticket virtual. Cada venta cobrada tiene su recibo en línea: tu cliente lo recibe en el correo y, con WhatsApp en Pro, en el mensaje del recibo. Muestra conceptos, descuentos, total con letra, pagos, propina y sus sellos, con un botón para imprimirlo. Tú lo abres al tocar el cobro en el historial ("Ver / imprimir ticket" o "Copiar link") o desde el detalle de la venta.

• Estados: Cotización, Por cobrar, Pagada, Pago parcial y Cancelada.
• Servicios sin costo (cortesías, garantías): si en tu catálogo un servicio vale $0, puedes registrarlo en $0. La cita queda cerrada y contada, no suma a tus ingresos ni al corte, no genera comisión y el cliente recibe su recibo "Sin costo".
• Puedes descargar cualquier factura en PDF.
• Si capturas tu RFC en Configuración → Clínica, aparece en el recibo (es opcional).
• Al cobrar, el stock de los productos se descuenta solo.
• Si vendes un paquete o un plan, las sesiones o créditos se acreditan al cliente al marcarse pagada.
• "Pagado" y "Saldo pendiente" no cuentan ventas canceladas ni cotizaciones.
• ¿Se registró un pago con el método equivocado (por ejemplo, pagó con tarjeta y se puso efectivo)? Abre la venta y, en "Pagos registrados", elige el método correcto y pulsa "Corregir". Lo pueden hacer el administrador y recepción; cambia el corte de caja y queda registrado quién lo corrigió. Los cobros en línea (Stripe) no se corrigen.

¿Se puede borrar un cobro? Las ventas no se borran, se cancelan: al cancelar se regresa el stock, las sesiones de paquete y los premios de lealtad, y la venta deja de contar en ingresos, reportes, comisiones y el cierre del día. Así tus cortes siempre cuadran. Cancelan el administrador y Staff; recepción no.

• Las canceladas se ocultan del historial. Con "Mostrar canceladas" las ves.
• Las cotizaciones, que nunca se cobraron, sí las puede borrar el administrador: abre la cotización y pulsa "Borrar cotización".

En salón, uñas y barbería (Plan Pro), Gestia calcula lo que se le paga a cada persona del equipo por tres conceptos: comisión por servicios, comisión por productos vendidos y propinas. Todo sale de las ventas pagadas en Facturación.

1. 1Ve a Configuración → Uñas, Salón o Barbería, sección Comisiones.
2. 2Agrega reglas: para una persona o para todo el equipo, base "Servicio" o "Producto", y si es porcentaje o monto fijo.
3. 3Si una persona tiene su propia regla, esa gana sobre la general. Si es por servicio específico, gana sobre la de "todos los servicios".
4. 4Opcional: activa el "Descuento por pagos con tarjeta" y pon el porcentaje (por ejemplo 2%).
5. 5Guarda. Desde ahora cada venta pagada calcula la comisión sola.

Quién se lleva la comisión. Al cobrar en Facturación, cada concepto dice quién lo atendió (servicios) o quién lo vendió (productos). Si jalas las citas del cliente con "Agregar" o "Agregar visita", ya vienen con su persona; puedes cambiarla. Agendar no genera comisión: una cita cancelada o un no-show no cuentan. Cada cita se cobra una sola vez, así la comisión no se duplica.

Descuento de tarjeta. Si lo activaste, en cada cobro con tarjeta se le descuenta a la persona ese porcentaje de su comisión, solo, sin casilla. Ejemplo: Juanita ganó $1,000 de comisión, $100 de servicios pagados con tarjeta; con 2% se le descuentan $2 y recibe $998. Si una venta se paga parte con tarjeta y parte en efectivo, el descuento cuenta solo la parte de tarjeta. Lo cobrado en línea (Stripe) también cuenta como tarjeta.

Propinas. Al cobrar, en "¿Dejó propina?" eliges "¿Para quién?": una persona o "Repartir entre quienes atendieron" (en partes iguales). Si atendió una sola persona, se propone sola. Si la propina se dejó con tarjeta, se le descuenta el mismo % de tarjeta. Las propinas que no tienen dueño (por ejemplo, de ventas viejas) salen en "Propinas sin asignar" para repartirlas a mano.

El reporte. En el apartado de tu giro (Nail Studio, Salón o Barbería; solo el administrador) está "Comisiones y propinas": eliges el periodo (esta quincena, la anterior, este mes, el anterior o fechas) y ves los totales y, por persona, su cuenta.

• Arriba: comisión por servicios, comisión por productos, propinas, descuento de tarjeta y total a pagar.
• Por persona: servicios + productos + propinas − descuento de tarjeta = a pagar. Al abrirla ves cada venta y cada propina.
• "Descargar Excel" trae un Resumen con cada concepto en su columna, el TOTAL A PAGAR y una guía "Cómo leerlo", más las pestañas Comisiones (cada servicio y producto) y Propinas.
• Las ventas canceladas no cuentan.

Comisión estimada en la agenda. Debajo del "Panel de cita", el administrador ve cuánto se llevaría cada persona con las citas ya agendadas del día o la semana que estén viendo, con una barra para comparar. Sirve para nivelar: darle la siguiente cita a quien va más baja. Usa el precio de lista del servicio, así que es estimada; la real sale al cobrar. Si alguien sale con "sin regla de comisión", le falta una regla que le aplique. Si prefieres no mostrar comisiones en la agenda, en Configuración (la sección de tu giro, donde están las comisiones) prende "Mostrar el total en servicios en vez de la comisión": la tarjeta pasa a "Servicios agendados" con cuánto suma en servicios cada persona, y así también la ve recepción para repartir las citas.

El historial reúne las citas pasadas con su cliente, servicio y estado. Puedes buscar por nombre de cliente, mascota o servicio, y filtrar por semana, mes o todo.

En veterinaria y rehabilitación el historial abre en la vista de expedientes clínicos, con un enlace para cambiar a la de citas.

Los reportes responden preguntas de negocio: cuánto facturaste, qué servicios se venden más, qué días llenas y cuáles no, cómo va cada miembro del equipo.

Cada giro añade los suyos. Un estudio de fitness ve ocupación por clase y horario, asistencias, no-shows y venta de planes. Un salón ve comisiones por estilista.

Propinas. La pestaña Propinas muestra el total de propinas del periodo, cuánto llegó en efectivo, tarjeta y transferencia, y el detalle por venta. Están separadas de los ingresos: no inflan lo que facturaste.

Clientes más frecuentes. En la pestaña Clientes, el top 10 del periodo con visitas, cuánto gastó y su ticket promedio. Puedes ordenarlo por visitas o por lo que gastó, y tocar un nombre para abrir su ficha. En la ficha de la clienta aparece "Top 1 del mes" (hasta el 5) para que recepción la reconozca.

Da de alta los productos que vendes con su precio y existencias. Al venderlos en una factura, el stock baja solo; si cancelas la factura, vuelve a subir.

El sistema te avisa cuando un producto está por agotarse, y puedes ver el movimiento de entradas y salidas de cada uno.

Gestia envía correos solo cuando toca. Todos salen con el nombre y el logo de tu negocio, no con la marca de Gestia.

Puedes editar el texto de la confirmación, el recordatorio y el aviso de no asistió desde Configuración → Correos. La pantalla te muestra qué datos puedes insertar (nombre del cliente, fecha, servicio).

Recordatorio con link para confirmar o cancelar (opcional). Si lo prendes, el recordatorio lleva un link a una página con los datos de la cita: fecha, hora, servicio, con quién, tu dirección y el botón "Cómo llegar". Ahí tu cliente confirma o cancela, y tu agenda se actualiza sola. Si necesita cambiar el horario, la página le ofrece llamarte o escribirte por WhatsApp.

1. 1Ve a Configuración → Clínica (o Negocio) → Recordatorios.
2. 2Marca "Incluir un link para confirmar o cancelar la cita".
3. 3Elige hasta cuándo se puede cancelar en línea (por ejemplo, 2 horas antes). Después de ese plazo la página le pide que te llame.
4. 4Guarda. Desde el próximo recordatorio sale con el link. El recordatorio sale con la misma anticipación por correo y por WhatsApp.

• En la agenda verás la cita como Confirmada o Cancelada, con la etiqueta "Confirmó el cliente" o "Canceló el cliente".
• Si cancela, el horario queda libre otra vez en tu link de reservas.
• Cuando un cliente cancela te llega un correo al momento. En "Avisar por correo cuando un cliente cancele" eliges a quién: a los administradores y a quien atiende la cita (por defecto), solo a los administradores, solo a quien atiende, o a nadie. Cuenta para tu límite de correos del mes.
• El calendario de tu celular (Google, Apple, Outlook) también marca la cita como cancelada, pero cada app se actualiza cuando quiere (Google puede tardar hasta un día): para enterarte al momento, usa el correo.
• Cada link es solo de esa cita y no se puede adivinar.
• Para probarlo o mandárselo a mano a un cliente: abre la cita en la agenda y pulsa "Copiar link para el cliente".
• En Esencial va en el correo del recordatorio. En Pro también por WhatsApp (ver la sección de WhatsApp).

Conectar tu dominio hace dos cosas: tus correos dejan de caer en spam (salen de tu negocio, no de una dirección compartida) y tu cuota sube al tope de arriba. En gestia.com.mx/correos está la guía completa: dónde comprar el dominio, cómo crear tu cuenta de Resend y cómo verificar los registros DNS. Si prefieres no hacerlo tú, lo hacemos nosotros por $500 MXN, pago único: desde Configuración → Email eliges tres opciones de dominio y tu correo remitente, pagas y nosotros compramos el dominio y lo dejamos funcionando. Incluye el dominio por el primer año; después, la renovación corre por tu cuenta.

Con WhatsApp conectado, los mismos avisos que salen por correo llegan también por WhatsApp, que es donde tus clientes de verdad leen.

1. 1Ve a Configuración → WhatsApp.
2. 2Pulsa "Conectar WhatsApp". Se abre una ventana de Meta (la empresa de WhatsApp).
3. 3Inicia sesión con tu cuenta de Facebook y elige o crea tu cuenta de WhatsApp Business.
4. 4Elige el número que usarás. Puede ser uno nuevo o uno que ya tengas, siempre que no esté en la app normal de WhatsApp.
5. 5Acepta los permisos y espera a que Meta verifique el número.
6. 6Al volver a Gestia verás el número conectado y podrás elegir qué avisos se mandan por WhatsApp.

Una vez conectado puedes activar o desactivar cada tipo de aviso por separado, y editar sus plantillas. Meta exige que las plantillas se aprueben antes de usarse; Gestia se encarga de mandarlas a aprobación.

Personaliza tus mensajes (Plan Pro). En Configuración → WhatsApp → Plantillas, cada mensaje tiene "Personalizar": escribe el texto a tu estilo, con emojis, y agrega los datos que quieras (nombre, servicio, fecha, hora, con quién, dirección, monto, links…) con los botones; van entre corchetes, por ejemplo [Nombre]. Ves una vista previa como en WhatsApp y una guía con las reglas de Meta, y Gestia te avisa antes de mandar si algo haría que Meta lo rechace. Pulsa "Enviar a aprobación".

Botones en los mensajes (Plan Pro). Para que tu cliente confirme o cancele su cita sin escribirte. Se configura en Configuración → WhatsApp → Automatizaciones → "Botones en los mensajes": para el recordatorio y para la confirmación eliges "Sin botones", "Botones Sí / No" o "Botón Ver mi cita", con una vista previa de cómo le llega. De inicio, el recordatorio va con "Sí / No" y la confirmación sin botones.

1. 1En Configuración → WhatsApp → Automatizaciones elige el estilo de cada aviso y pulsa "Guardar botones".
2. 2En la pestaña Plantillas, sección "Avisos de citas con botones", pulsa "Crear las plantillas nuevas" para mandarlas a aprobar a Meta.
3. 3Mientras Meta las aprueba sale el aviso normal; en cuanto las aprueba, salen con botones solas.

• "Sí, confirmo": la cita pasa a Confirmada en tu agenda y tu cliente recibe "¡Gracias! Tu cita quedó confirmada ✅".
• "No, cancelo": si está dentro de tu plazo para cancelar (Configuración → Clínica → Recordatorios) la cita se cancela, se libera el lugar y te avisamos por correo según tu ajuste. Si ya es tarde, le contestamos que te llame al teléfono de tu negocio.
• "Ver mi cita": abre la página de su cita (datos, dirección y "Cómo llegar"), donde confirma o cancela con las mismas reglas.
• Si la cita tiene varios servicios, el botón confirma o cancela toda la visita.
• También puedes personalizar el texto de estos mensajes con "Personalizar"; los botones son fijos.

Últimos envíos. En Configuración → WhatsApp, debajo de la conexión, ves los mensajes automáticos más recientes y qué pasó con cada uno: Enviado, Entregado, Leído, No entregado (con el motivo) o No se envió (por ejemplo, el cliente no tiene WhatsApp). Sirve para responder "¿le llegó su confirmación?". Se guardan 50 días.

Una campaña es un correo que mandas a muchos clientes a la vez. Sirve para anunciar una promoción, avisar de un cambio de horario o reactivar a quien lleva tiempo sin venir.

1. 1Ve a Campañas y pulsa "Nueva campaña".
2. 2Escribe el asunto y el mensaje.
3. 3Elige a quién se lo mandas: a todos, o filtrando por última visita.
4. 4Revisa el resumen: cuántas personas la recibirán.
5. 5Envía. Se manda de forma escalonada para no saturar.

• Esencial permite 1 campaña al mes; Pro permite 3.
• Cada correo lleva un enlace para darse de baja, como exige la ley.
• Quien se da de baja deja de recibir campañas, pero sigue recibiendo sus recordatorios de cita.

Haz que tus clientes vuelvan: cada visita suma sellos y al completar su tarjeta ganan el premio que tú elijas. Disponible en el Plan Pro para salón de belleza, peluquería y barbería, uñas, spa, estética de mascotas y veterinaria. En los giros con mascota, la tarjeta es del dueño.

1. Configurar el programa (solo el administrador).

1. 1Ve a Lealtad en el menú, "Configuración del programa".
2. 2Elige cómo se gana un sello: por visita o por monto gastado.
3. 3Pon cuántos sellos se necesitan y cuál es el premio (por ejemplo, 10 sellos = corte gratis).
4. 4Opcional: con "Agregar premio en un sello" das premios antes de completarla (por ejemplo, sello 3 = 5% de descuento, sello 6 = manicure con gel).
5. 5Opcional: en "Vigencia" decide si los sellos y los premios vencen.
6. 6Decide si quieres sellos automáticos al cobrar en Facturación y si la tarjeta se envía al registrar un cliente.
7. 7Activa el programa y guarda.

Premios por etapa. Además del premio por completar la tarjeta, puedes dar premios en sellos intermedios: uno por sello. Ejemplo en una tarjeta de 10: sello 3 = 5% en depilación, sello 6 = manicure con gel y sello 10 = el premio principal; luego la tarjeta vuelve a empezar. Los premios ganados se guardan con su nombre y se acumulan: no se pierden cuando la tarjeta vuelve a empezar.

2. La tarjeta de tu cliente. Es un enlace personal (sin contraseñas) con tu logo, sus sellos, sus premios listos (con su vencimiento, si pusiste vigencia) y un QR con su código. Le llega por correo cuando lo registras y, si tienes WhatsApp conectado, también por WhatsApp. A los clientes que ya tenías se la mandas desde su ficha con "Enviar tarjeta".

3. Sellar y canjear.

• Sellos automáticos: cada venta que queda pagada en Facturación suma sellos. Si cancelas esa venta, se le quitan los sellos que dio. Si no cobras por Facturación, apaga los sellos automáticos y sella a mano.
• En el mostrador: en Lealtad escaneas el QR de su tarjeta con la cámara del celular, tecleas su código o lo buscas por nombre o teléfono, y das "+ Sello" o "Canjear premio". También desde la ficha del cliente.
• En una venta: al elegir al cliente en Facturación aparece "Ana tiene 2 recompensas disponibles". Con "Aplicar" el premio se pone como descuento en el primer concepto sin descuento y se canjea al quedar pagada la venta. También puedes elegirlo tú en "¿Descuento?" con motivo "Tarjeta de lealtad".
• Doble sello: si el cliente ya recibió un sello hoy, Gestia te pregunta antes de darle otro a mano, y los sellos extra del mismo día quedan marcados en el historial.
• Todo queda en el historial de la tarjeta: cada sello, de qué venta vino, cada canje y cada vencimiento.

4. Vigencia (opcional). Decides por separado si vencen los sellos y si vencen los premios.

• Que venzan los sellos nunca borra los premios que ya ganó.
• Lo vencido se quita cada madrugada y queda en el historial. Un premio vencido ya no se puede canjear.

5. Borrar o reiniciar el programa. Al final de la configuración (solo el administrador) puedes "Borrar todo y empezar de cero" (se borran el programa y todas las tarjetas con su historial, y los links enviados dejan de funcionar), o conservar las tarjetas y modificar el programa: poner sellos y premios en cero (cada cliente conserva su tarjeta y su link) o conservarlos y solo editar la configuración. Antes te dice cuántas tarjetas se afectan y te pide escribir BORRAR. Las ventas no se tocan.

Gestia te da un enlace propio que puedes poner en tu Instagram, tu WhatsApp o tu página. Quien lo abre ve tus servicios, tus horarios libres y agenda solo.

1. 1Ve a Configuración → Links de reserva.
2. 2Pulsa "Crear enlace" si aún no tienes uno.
3. 3Copia la dirección y compártela donde quieras.
4. 4Puedes escribir un mensaje de bienvenida que verán al abrirlo.

• El cliente elige servicio, con quién, día y hora, y deja sus datos.
• Solo se muestran huecos realmente libres: no puede agendar encima de otra cita.
• Si el cliente ya existe, se reconoce por su correo y no se duplica.
• Al agendar recibe su confirmación automática.
• Puedes desactivar el enlace temporalmente, o regenerarlo si quieres invalidar el anterior.

1. 1Ve a Configuración → Usuarios.
2. 2Pulsa "Invitar usuario".
3. 3Escribe su nombre y su correo.
4. 4Elige su rol: Administrador, Staff o Recepción.
5. 5Si es Staff o Administrador, elige su tipo de puesto (veterinario, estilista, instructor…). Esto decide en qué columna de la agenda aparece. Recepción no lleva puesto porque no atiende citas.
6. 6Envía la invitación. Recibirá un correo para poner su contraseña.

Puedes desactivar a alguien sin borrarlo: deja de poder entrar, pero su historial de trabajo se conserva. Un usuario desactivado no cuenta para el límite.

En Configuración → Clínica defines los días y horas que abres. Esos horarios son los que ve el enlace de reservas y los que la agenda considera disponibles.

Comidas y descansos del equipo. Para lo que se repite (la comida de cada especialista, un descanso diario), usa "Comidas y descansos del equipo", en Configuración → Clínica, debajo de los horarios (solo el administrador).

1. 1Pulsa "Agregar".
2. 2Ponle nombre (por ejemplo "Comida") y el horario: de 2:00 a 3:00.
3. 3Elige para quién: una o varias personas, o "Todo el equipo". Si cada quien come a distinta hora, haz una regla por persona.
4. 4Elige los días (por ejemplo, lunes a viernes).
5. 5Elige por cuánto tiempo: siempre, solo esta semana o entre fechas.
6. 6Guarda. Si ya había citas en ese horario, te las lista; no se mueven solas.

• En esas horas no se le puede agendar a esa persona: ni crear, ni mover, ni reagendar. La agenda avisa "No disponible: es su comida".
• En el link de reservas esos horarios no aparecen para esa persona.
• En la agenda se ven como una franja gris: en "Por staff" y en "Equipo", la de cada persona; en "General", las de todo el equipo.
• Cada regla se puede editar, pausar o borrar.

Para algo de un solo día (vacaciones, una junta, un día festivo) usa "Bloquear horario" desde la agenda, sin tocar la configuración.

Conectando Stripe, tus clientes pueden pagarte con tarjeta desde el portal, y lo comprado se les activa solo. El dinero llega a tu cuenta de Stripe, no a una cuenta de Gestia.

1. 1Ve a Configuración → Pagos.
2. 2Pulsa "Conectar con Stripe".
3. 3Crea tu cuenta de Stripe o entra si ya tienes una.
4. 4Completa los datos que pide Stripe: tu RFC o CURP, tu domicilio y la cuenta bancaria donde quieres recibir el dinero.
5. 5Vuelve a Gestia. Cuando Stripe te apruebe, verás "Activo".

La pantalla te muestra tres cosas: si la cuenta está activa, si puedes recibir pagos y si puedes recibir depósitos en tu banco. Si algo falta, Stripe te dice qué documento le hace falta.

En Configuración → Suscripción ves tu plan actual, cuándo se renueva y cuánto pagas. Desde ahí puedes cambiar de plan, actualizar la tarjeta con la que pagas Gestia, descargar tus facturas o cancelar.

En Configuración → Clínica subes tu logo y pones los datos de tu negocio: nombre, dirección, teléfono. Eso es lo que aparece en los correos que reciben tus clientes, en los recibos en PDF y en tu página de reservas.

Un estudio de clases grupales funciona distinto a una agenda de citas: cinco alumnas a las 7 PM son una clase, no cinco citas. Por eso tiene su propia pantalla.

1. 1Ve a Configuración → Estudio y crea una disciplina (Pilates Reformer, Yoga…).
2. 2Crea un tipo de clase dentro de esa disciplina: nombre, duración y cuántos lugares tiene.
3. 3Baja a "Horarios recurrentes" y define cuándo se repite: elige los días y la hora de cada uno.
4. 4Elige por cuántas semanas generar las clases y revisa la vista previa antes de confirmar.
5. 5Ve a Planes y crea tus paquetes y membresías: cuántas clases incluye (o ilimitadas), precio y vigencia. Más abajo te explicamos cada tipo.

La Parrilla es tu pantalla de trabajo diaria: la semana completa con la ocupación de cada clase. Puedes crear clases sueltas para un taller o una fecha especial, cambiar el cupo de una clase concreta, o cancelarla.

El crédito se descuenta al reservar, no al asistir: el lugar es de quien lo aparta. Una alumna puede tener varios paquetes a la vez, y se consumen por orden de vencimiento para que no se le caduque ninguno sin usar.

Si una clase se llena, la alumna entra a lista de espera. Cuando alguien cancela, la primera de la cola pasa a confirmada y se le cobra el crédito automáticamente, sin que nadie mueva un dedo.

Para la asistencia, cada alumna tiene un código de 8 caracteres y un QR en su portal. En recepción escaneas el QR o ella te dicta el código; las dos vías valen igual.

En Planes creas lo que tus alumnas pueden comprar desde su app. Hay dos tipos, y los dos pueden tener un número de clases o ser ilimitados.

Cobro automático. Con la membresía abierta, activa "Cobro automático cada periodo". Tus alumnas la ven en la tienda como "$1,800 cada mes · Se cobra sola" y el botón dice Suscribirme. Pagan con tarjeta una vez y, a partir de ahí, cada periodo se les cobra solo y se les activan sus clases nuevas.

1. 1Ve a Planes y crea o edita una Membresía.
2. 2Pon el precio, las clases (o Clases ilimitadas) y la duración del periodo: 30 días se cobra el mismo día de cada mes, 7 cada semana, 365 cada año.
3. 3Activa "Cobro automático cada periodo" y guarda.

• Las clases que no use en el periodo no se acumulan: al renovarse empieza con sus clases nuevas.
• Puede cancelar cuando quiera desde "Mi plan" en su app. Conserva lo que ya pagó hasta que termine su periodo y ya no se le vuelve a cobrar. Si se arrepiente, puede reanudarla.
• Tú también puedes cancelar o reanudar la renovación desde la ficha de la alumna en Alumnos.
• Si su tarjeta no pasa, le llega un correo con un botón para pagar con otra tarjeta y el banco reintenta el cobro durante unos días. Mientras no se pague, no se activan las clases del nuevo periodo. En su ficha verás "Pago pendiente".
• Cada cobro aparece en tus Reportes como una venta con tarjeta, con su recibo.

En Alumnos, la columna Créditos te dice de un vistazo cuántas clases le quedan a cada alumna (o "Ilimitado"). En su ficha ves el detalle: cada paquete que tiene, cuántas clases le quedan y cuándo vence.

Ajustar créditos. Para una cortesía, una corrección o para cargar lo que vendiste en papel antes de usar Gestia. Solo lo puede hacer un administrador y siempre pide el motivo.

1. 1Abre la ficha de la alumna y pulsa "Ajustar créditos".
2. 2Elige Abonar (darle clases) o Retirar (quitarle clases).
3. 3Si eliges un paquete, la alumna lo verá en su app como el origen de sus clases. Si el paquete es ilimitado, no tienes que poner número: el botón dice "Activar paquete".
4. 4Pon la fecha de vencimiento si la sabes. En un paquete ilimitado, si la dejas vacía, vence con la vigencia del paquete contada desde hoy.
5. 5Escribe el motivo y confirma.

Editar un paquete que ya tiene. Si te equivocaste o se te olvidó algo, pulsa "Editar" en ese paquete dentro de su ficha.

Apertura semanal. Si prefieres que tus alumnas reserven una semana a la vez, actívalo en Configuración → Estudio → "Apertura semanal de reservas". Eliges el día y la hora en que se abre la semana siguiente.

• Tus alumnas reservan la semana en curso. La siguiente la ven con candado hasta el día y hora que elegiste.
• Si quieres abrirla antes, pulsa "Abrir la próxima semana ahora".
• Recepción puede apartar lugares en cualquier semana desde la Parrilla.

Clase suelta. Cada tipo de clase decide cómo se puede reservar: solo con paquete o membresía, solo como clase suelta, o cualquiera de las dos. Si permites clase suelta, pon su precio: la alumna paga esa clase con tarjeta desde su app y su lugar queda apartado mientras paga.

Precio de bienvenida. En Configuración → Estudio puedes ofrecer un precio especial en la primera clase suelta de quien nunca ha comprado en tu estudio. No afecta a los paquetes. Si es mayor que el precio normal, se cobra el normal. Desde la ficha de una alumna puedes concedérselo o quitárselo a mano.

Editar un horario recurrente. En Configuración → Estudio, en la lista de horarios, pulsa editar para cambiar el día, la hora, la duración, el cupo o el instructor.

Editar una sola clase. Desde la Parrilla abres una clase y puedes cambiarle el cupo o el instructor solo a esa fecha, sin tocar el resto de la semana.

Agregar una alumna a mano. Si una alumna no usa Gestia o te apartó por mensaje, abre la clase en la Parrilla y pulsa "Agregar alumna" (administración y recepción). La buscas por nombre, teléfono o correo, o la das de alta ahí mismo, y eliges cómo paga: con su crédito, "Pagó en el estudio" (queda la venta en Facturación y en el cierre del día) o cortesía. Ocupa su lugar como cualquier reserva: cuenta en el cupo, aparece en la lista para pasar asistencia y, si tiene correo, le llega la confirmación. Con "Quitar" la sacas de la clase y su crédito vuelve según tu política de cancelación.

Cancelar o marcar como no disponible. Abre la clase en la Parrilla y elige. "Cancelar clase" es para cuando hubo un incidente: tus alumnas la ven como Cancelada y reciben un aviso de cancelación. "Marcar no disponible" es para cuando la clase simplemente no se abre (por ejemplo, decides en la noche que la de 8 AM no va): la ven como No disponible y el aviso no habla de cancelar. En los dos casos se liberan los lugares y a quien tenía lugar se le devuelve su crédito.

Reactivar una clase cancelada. Si cancelaste una clase por error o al final sí se da, ábrela en la Parrilla y pulsa "Reactivar clase". Solo aparece en clases canceladas. Las alumnas que estaban inscritas no vuelven solas: tienen que reservar otra vez, porque al cancelar se les devolvió su crédito.

Tus alumnas pueden conocer a quien les da clase. La sección "Conoce a nuestro equipo" aparece en la página pública de tu estudio, y la foto del instructor se ve también en cada clase de la app.

1. 1Ve a Configuración → Estudio y activa la sección del equipo. Si quieres, cámbiale el título.
2. 2Para cada instructor sube su foto, el nombre que quieres que se vea y una descripción corta.
3. 3Marca "Mostrar en Conoce a nuestro equipo" en quienes quieras que aparezcan y guarda.

Tus alumnas entran a la app de tu estudio con su correo: les llega un enlace de acceso, sin contraseñas. Desde ahí ven las clases, reservan, compran paquetes y muestran su QR en recepción.

En Mi plan ven cuántas clases les quedan, de qué paquete vienen y cuántos días faltan para que venzan. Si tienen una membresía con cobro automático, ven cuándo se renueva y pueden cancelarla.

Cada mascota tiene su expediente: las consultas con motivo, exploración, diagnóstico y tratamiento, más su peso y constantes en cada visita.

• Historial de vacunación con avisos de las que están por vencer.
• Archivos y fotos adjuntos a cada consulta (estudios, radiografías).
• Línea del tiempo de la mascota con todo lo que le ha pasado.
• Recetas y expediente exportables a PDF.

El odontograma muestra las 32 piezas en numeración FDI, pensado para usarse en tablet. Cada pieza puede marcarse como sana, con caries, obturada, con corona, ausente, a extraer, con endodoncia o con implante.

• El historial de cada diente nunca se sobreescribe: queda el registro de qué se hizo y cuándo.
• Historia clínica dental completa, con alertas de alergias y medicamentos.
• Notas de evolución con signos vitales y exploración.
• Desde el odontograma puedes generar una cotización seleccionando las piezas pendientes.

Estos giros comparten la misma base con módulos propios: la ficha del cliente guarda sus preferencias y alergias, y el historial de lo que se le ha hecho.

• Fórmulas de color y fichas técnicas por visita, con fotos del antes y después.
• Paquetes de sesiones prepagadas que se descuentan al usarse.
• Membresías mensuales (plan Pro).
• Comisiones y propinas por persona, calculadas solas a partir de las ventas pagadas en Facturación (plan Pro). Ver "Comisiones y propinas".
• Catálogo de diseños en el caso de uñas.
• Nail Studio, Salón y Barbería (el apartado de tu giro con métricas y el reporte de comisiones) solo lo ve el administrador.

Ambos giros manejan expediente, con las particularidades de cada uno.

• Psicología: notas de sesión estructuradas, escalas clínicas y seguimiento de riesgo (plan Pro).
• Rehabilitación: escalas de dolor y movilidad, y programas de ejercicios que se envían al paciente por correo.

• Los datos de tu negocio están aislados de los de cualquier otro. Ningún otro negocio puede verlos, ni por error.
• Cada persona ve solo lo que su rol le permite.
• Toda la conexión va cifrada.
• Los pagos los procesa Stripe: Gestia nunca guarda números de tarjeta.
• Las contraseñas se guardan cifradas y no se pueden recuperar, solo restablecer.

Puedes leer el detalle en la página de Seguridad.

Puedes exportar tus datos cuando quieras, y pedir la eliminación de tu cuenta desde la página de eliminación de datos. Si cancelas tu suscripción, tus datos se conservan un tiempo por si vuelves, y luego se eliminan.

1. 1Ve a Configuración → Suscripción y baja a "Exportar tus datos" (solo el administrador lo ve).
2. 2Pulsa "Descargar todo" para un solo archivo de Excel con una pestaña por sección, o descarga solo la que necesites.
3. 3Ábrelo en Excel, Google Sheets o Numbers.

• Clientes (en veterinaria y estética: dueños y mascotas), servicios y citas.
• Ventas con cada concepto, pagos recibidos y un resumen de ingresos por mes y método de pago.
• Inventario si lo usas; en un estudio de fitness, también los paquetes vendidos.
• Funciona aunque tu cuenta esté bloqueada por falta de pago: tus datos siguen siendo tuyos.

Desde Configuración → Soporte puedes escribirnos directamente. El plan Esencial tiene soporte por correo; el Pro tiene además chat con prioridad.

Si nos autorizas, nuestro equipo puede entrar a tu cuenta para ayudarte a resolver un problema. Mientras eso pasa verás un aviso permanente en pantalla, y el acceso caduca solo.