Cómo funciona Gestia

Gestia reúne en un solo lugar lo que un negocio de servicio necesita para operar: la agenda, la ficha de tus clientes, los cobros, los recordatorios automáticos y las herramientas propias de tu giro. No es un software distinto por sector: es el mismo sistema que cambia de vocabulario y de módulos según a qué te dediques.

Si tienes una veterinaria, hablarás de pacientes y expedientes. Si tienes un salón, de clientes y servicios. Si tienes un estudio de Pilates, de alumnos, clases y créditos. La agenda, la facturación y los usuarios funcionan igual en los tres.

1. 1Entra a gestia.com.mx y pulsa "Comenzar".
2. 2Escribe el nombre de tu negocio, tu correo y una contraseña.
3. 3Elige tu giro. Esto define el vocabulario y los módulos que verás.
4. 4Elige plan (Esencial o Pro) y completa el pago.
5. 5Al confirmarse el pago, tu cuenta queda lista y entras a tu panel.

Tu negocio vive en su propia dirección: nombredetunegocio.gestia.com.mx. Esa es la que usan tú y tu equipo para entrar, y la que verán tus clientes en los enlaces de reserva.

El límite de usuarios cuenta a todo el mundo que entra al sistema, incluidos los administradores. En el plan Pro no hay tope.

Puedes cambiar de plan cuando quieras desde Configuración → Suscripción. El cambio se aplica de inmediato.

Es la primera pantalla al entrar. Está pensada para responder de un vistazo "¿cómo va el día?" sin abrir nada más.

• Ingresos de hoy y de la semana.
• Citas del día, con su estado.
• Citas agendadas de la semana y del mes.
• Próximas vacunas por vencer (solo veterinaria).
• Clientes que llevan más de 6 meses sin venir, para reactivarlos (plan Pro).

Las tarjetas cambian según tu giro: un estudio de fitness ve las clases de hoy en vez de las próximas vacunas.

La agenda muestra una columna por cada miembro del equipo, para que veas de golpe quién tiene hueco. Puedes crear una cita pulsando en el hueco, y moverla arrastrándola.

• Cada cita va ligada a un cliente (o a una mascota, si tu giro las maneja) y a un servicio.
• Los estados de una cita son: Programada, Confirmada, En espera, Atendiendo, Completada, Cancelada y No asistió.
• Puedes bloquear horarios (comidas, vacaciones, juntas) para que nadie agende encima.
• El sistema impide que dos citas se encimen con la misma persona.

Según tu giro verás "Clientes" o "Pacientes". En los giros con mascotas hay dos niveles: el dueño (con sus datos de contacto) y sus mascotas. En los demás, la persona es el cliente directo.

1. 1Entra a Clientes (o Pacientes) en el menú.
2. 2Pulsa "Nuevo".
3. 3Llena nombre y al menos un dato de contacto: WhatsApp, teléfono o correo.
4. 4Guarda. Ya puedes agendarle citas y facturarle.

El WhatsApp se escribe con los 10 dígitos, sin el 52. La ficha guarda también fecha de nacimiento, dirección y notas.

• La lista se pagina de 25 en 25 y tiene buscador.
• No se puede borrar un cliente que ya tiene citas o facturas: su historial se perdería. Puedes desactivarlo.
• Dentro de la ficha ves su historial y el módulo de tu giro (expediente, fichas de color, créditos de clases, etc.).

Los servicios son lo que ofreces. Cada uno tiene nombre, categoría y precio, y es lo que eliges al crear una cita o una factura.

1. 1Ve a Configuración → Servicios.
2. 2Pulsa "Nuevo servicio".
3. 3Escribe el nombre, elige categoría y pon el precio.
4. 4Guarda. Ya aparece al crear citas y facturas.

Las categorías disponibles dependen de tu giro: una veterinaria tiene Consulta, Vacuna y Cirugía; un salón tiene Corte, Tinte y Manicura. En algunos giros el servicio lleva además una duración típica, para que la agenda calcule sola cuánto ocupa.

Aquí registras lo que cobras. Una factura puede empezar como cotización y convertirse en venta cuando el cliente acepta.

1. 1Ve a Facturación y pulsa "Nueva".
2. 2Elige el cliente.
3. 3Añade lo que le vendes: servicios, productos del inventario o paquetes.
4. 4Elige si es cotización (queda pendiente) o venta cobrada al momento.
5. 5Si cobras, elige el método de pago. Se genera el recibo y se le envía al cliente.

• Estados: Cotización, Por cobrar, Pagada, Pago parcial y Cancelada.
• Puedes descargar cualquier factura en PDF.
• Al cobrar, el stock de los productos se descuenta solo.
• Si vendes un paquete o un plan, las sesiones o créditos se acreditan al cliente al marcarse pagada.

El historial reúne las citas pasadas con su cliente, servicio y estado. Puedes buscar por nombre de cliente, mascota o servicio, y filtrar por semana, mes o todo.

En veterinaria y rehabilitación el historial abre en la vista de expedientes clínicos, con un enlace para cambiar a la de citas.

Los reportes responden preguntas de negocio: cuánto facturaste, qué servicios se venden más, qué días llenas y cuáles no, cómo va cada miembro del equipo.

Cada giro añade los suyos. Un estudio de fitness ve ocupación por clase y horario, asistencias, no-shows y venta de planes. Un salón ve comisiones por estilista.

Da de alta los productos que vendes con su precio y existencias. Al venderlos en una factura, el stock baja solo; si cancelas la factura, vuelve a subir.

El sistema te avisa cuando un producto está por agotarse, y puedes ver el movimiento de entradas y salidas de cada uno.

Gestia envía correos solo cuando toca. Todos salen con el nombre y el logo de tu negocio, no con la marca de Gestia.

Puedes editar el texto de la confirmación, el recordatorio y el aviso de no asistió desde Configuración → Correos. La pantalla te muestra qué datos puedes insertar (nombre del cliente, fecha, servicio).

Con WhatsApp conectado, los mismos avisos que salen por correo llegan también por WhatsApp, que es donde tus clientes de verdad leen.

1. 1Ve a Configuración → WhatsApp.
2. 2Pulsa "Conectar WhatsApp". Se abre una ventana de Meta (la empresa de WhatsApp).
3. 3Inicia sesión con tu cuenta de Facebook y elige o crea tu cuenta de WhatsApp Business.
4. 4Elige el número que usarás. Puede ser uno nuevo o uno que ya tengas, siempre que no esté en la app normal de WhatsApp.
5. 5Acepta los permisos y espera a que Meta verifique el número.
6. 6Al volver a Gestia verás el número conectado y podrás elegir qué avisos se mandan por WhatsApp.

Una vez conectado puedes activar o desactivar cada tipo de aviso por separado, y editar sus plantillas. Meta exige que las plantillas se aprueben antes de usarse; Gestia se encarga de mandarlas a aprobación.

Una campaña es un correo que mandas a muchos clientes a la vez. Sirve para anunciar una promoción, avisar de un cambio de horario o reactivar a quien lleva tiempo sin venir.

1. 1Ve a Campañas y pulsa "Nueva campaña".
2. 2Escribe el asunto y el mensaje.
3. 3Elige a quién se lo mandas: a todos, o filtrando por última visita.
4. 4Revisa el resumen: cuántas personas la recibirán.
5. 5Envía. Se manda de forma escalonada para no saturar.

• Esencial permite 1 campaña al mes; Pro permite 3.
• Cada correo lleva un enlace para darse de baja, como exige la ley.
• Quien se da de baja deja de recibir campañas, pero sigue recibiendo sus recordatorios de cita.

Gestia te da un enlace propio que puedes poner en tu Instagram, tu WhatsApp o tu página. Quien lo abre ve tus servicios, tus horarios libres y agenda solo.

1. 1Ve a Configuración → Links de reserva.
2. 2Pulsa "Crear enlace" si aún no tienes uno.
3. 3Copia la dirección y compártela donde quieras.
4. 4Puedes escribir un mensaje de bienvenida que verán al abrirlo.

• El cliente elige servicio, con quién, día y hora, y deja sus datos.
• Solo se muestran huecos realmente libres: no puede agendar encima de otra cita.
• Si el cliente ya existe, se reconoce por su correo y no se duplica.
• Al agendar recibe su confirmación automática.
• Puedes desactivar el enlace temporalmente, o regenerarlo si quieres invalidar el anterior.

1. 1Ve a Configuración → Usuarios.
2. 2Pulsa "Invitar usuario".
3. 3Escribe su nombre y su correo.
4. 4Elige su rol: Administrador o Staff.
5. 5Elige su tipo de puesto (veterinario, estilista, instructor…). Esto decide en qué columna de la agenda aparece.
6. 6Envía la invitación. Recibirá un correo para poner su contraseña.

Puedes desactivar a alguien sin borrarlo: deja de poder entrar, pero su historial de trabajo se conserva. Un usuario desactivado no cuenta para el límite.

En Configuración → Clínica defines los días y horas que abres. Esos horarios son los que ve el enlace de reservas y los que la agenda considera disponibles.

Para ausencias puntuales (una comida, un día de vacaciones) usa los bloqueos de horario desde la propia agenda, sin tocar la configuración general.

Conectando Stripe, tus clientes pueden pagarte con tarjeta desde el portal, y lo comprado se les activa solo. El dinero llega a tu cuenta de Stripe, no a una cuenta de Gestia.

1. 1Ve a Configuración → Pagos.
2. 2Pulsa "Conectar con Stripe".
3. 3Crea tu cuenta de Stripe o entra si ya tienes una.
4. 4Completa los datos que pide Stripe: tu RFC o CURP, tu domicilio y la cuenta bancaria donde quieres recibir el dinero.
5. 5Vuelve a Gestia. Cuando Stripe te apruebe, verás "Activo".

La pantalla te muestra tres cosas: si la cuenta está activa, si puedes recibir pagos y si puedes recibir depósitos en tu banco. Si algo falta, Stripe te dice qué documento le hace falta.

En Configuración → Suscripción ves tu plan actual, cuándo se renueva y cuánto pagas. Desde ahí puedes cambiar de plan, actualizar la tarjeta con la que pagas Gestia, descargar tus facturas o cancelar.

En Configuración → Clínica subes tu logo y pones los datos de tu negocio: nombre, dirección, teléfono. Eso es lo que aparece en los correos que reciben tus clientes, en los recibos en PDF y en tu página de reservas.

Un estudio de clases grupales funciona distinto a una agenda de citas: cinco alumnas a las 7 PM son una clase, no cinco citas. Por eso tiene su propia pantalla.

1. 1Ve a Configuración → Estudio y crea una disciplina (Pilates Reformer, Yoga…).
2. 2Crea un tipo de clase dentro de esa disciplina: nombre, duración y cuántos lugares tiene.
3. 3Baja a "Horarios recurrentes" y define cuándo se repite: elige los días y la hora de cada uno.
4. 4Elige por cuántas semanas generar las clases y revisa la vista previa antes de confirmar.
5. 5Ve a Planes y crea tus paquetes: cuántas clases incluye, precio y vigencia.

La Parrilla es tu pantalla de trabajo diaria: la semana completa con la ocupación de cada clase. Puedes crear clases sueltas para un taller o una fecha especial, cambiar el cupo de una clase concreta, o cancelarla.

El crédito se descuenta al reservar, no al asistir: el lugar es de quien lo aparta. Una alumna puede tener varios paquetes a la vez, y se consumen por orden de vencimiento para que no se le caduque ninguno sin usar.

Si una clase se llena, la alumna entra a lista de espera. Cuando alguien cancela, la primera de la cola pasa a confirmada y se le cobra el crédito automáticamente, sin que nadie mueva un dedo.

Para la asistencia, cada alumna tiene un código de 8 caracteres y un QR en su portal. En recepción escaneas el QR o ella te dicta el código; las dos vías valen igual.

Cada mascota tiene su expediente: las consultas con motivo, exploración, diagnóstico y tratamiento, más su peso y constantes en cada visita.

• Historial de vacunación con avisos de las que están por vencer.
• Archivos y fotos adjuntos a cada consulta (estudios, radiografías).
• Línea del tiempo de la mascota con todo lo que le ha pasado.
• Recetas y expediente exportables a PDF.

El odontograma muestra las 32 piezas en numeración FDI, pensado para usarse en tablet. Cada pieza puede marcarse como sana, con caries, obturada, con corona, ausente, a extraer, con endodoncia o con implante.

• El historial de cada diente nunca se sobreescribe: queda el registro de qué se hizo y cuándo.
• Historia clínica dental completa, con alertas de alergias y medicamentos.
• Notas de evolución con signos vitales y exploración.
• Desde el odontograma puedes generar una cotización seleccionando las piezas pendientes.

Estos giros comparten la misma base con módulos propios: la ficha del cliente guarda sus preferencias y alergias, y el historial de lo que se le ha hecho.

• Fórmulas de color y fichas técnicas por visita, con fotos del antes y después.
• Paquetes de sesiones prepagadas que se descuentan al usarse.
• Membresías mensuales (plan Pro).
• Comisiones por estilista, calculadas solas a partir de lo facturado (plan Pro).
• Catálogo de diseños en el caso de uñas.

Ambos giros manejan expediente, con las particularidades de cada uno.

• Psicología: notas de sesión estructuradas, escalas clínicas y seguimiento de riesgo (plan Pro).
• Rehabilitación: escalas de dolor y movilidad, y programas de ejercicios que se envían al paciente por correo.

• Los datos de tu negocio están aislados de los de cualquier otro. Ningún otro negocio puede verlos, ni por error.
• Cada persona ve solo lo que su rol le permite.
• Toda la conexión va cifrada.
• Los pagos los procesa Stripe: Gestia nunca guarda números de tarjeta.
• Las contraseñas se guardan cifradas y no se pueden recuperar, solo restablecer.

Puedes leer el detalle en la página de Seguridad.

Puedes exportar tus datos cuando quieras, y pedir la eliminación de tu cuenta desde la página de eliminación de datos. Si cancelas tu suscripción, tus datos se conservan un tiempo por si vuelves, y luego se eliminan.

Desde Configuración → Soporte puedes escribirnos directamente. El plan Esencial tiene soporte por correo; el Pro tiene además chat con prioridad.

Si nos autorizas, nuestro equipo puede entrar a tu cuenta para ayudarte a resolver un problema. Mientras eso pasa verás un aviso permanente en pantalla, y el acceso caduca solo.